Claims and Complaints
A continuación se describen los procedimientos que deben seguir socies, trabajadores, voluntaries, practicantes, usuaries y otres colaboradores de la Asociación OTD Chile āOrganizando Trans Diversidadesā, en caso de tener un reclamo, denuncia u otro mensaje de similar naturaleza que la persona considere que no puede canalizar por otra vĆa.
Paso 1- Información general e instrucciones
Flujo de reclamos y denuncias para trabajadores, socies, voluntaries, practicantes, usuaries y otres colaboradores de la Asociación OTD Chile. Versión 1.1 agosto 2019
¿Qué es un reclamo?
¿Qué es una denuncia?
Socies
Tode socie de OTD puede dirigirse a la directiva de la asociación u órgano reemplazante. Mediante email o carta escrita en papel enviada a todas las personas que integran la directiva u órgano reemplazante. En caso de no tener solución por parte de la directiva u órgano reemplazante o que el problema sea con mÔs de una de las personas que componen la directiva u órgano reemplazante, le socie puede apelar a la asamblea en general, comunicÔndose con al menos 6 socies para hacer un llamado a asamblea extraordinaria donde se debe dar solución al problema.
Socies con cargos en la directiva u órgano reemplazante: deberÔ dirigirse al resto de la directiva u órgano reemplazante mediante email o carta en papel. En caso de que el problema sea con mÔs de una de las personas de la directiva u órgano reemplazante, puede apelar a la asamblea en general, comunicÔndose con al menos 6 socies para hacer un llamado a asamblea extraordinaria donde se debe dar solución al problema.
En caso de que el reclamo o denuncia infrinja alguno de los artĆculos contemplados en el estatuto de la asociación, le socie debe dirigirse a la Comisión de Ćtica de la asamblea de socies.
Trabajadores
Trabajadore no coordinadore: deberÔ dirigirse a su Coordinadore de Unidad o jefatura directa mediante email o carta en papel. Si el problema es con su Coordinadore de Unidad o jefatura directa, debe dirigirse directamente a la Coordinación Ejecutiva. En caso de que su jefatura directa sea la Coordinación Ejecutiva, deberÔ dirigirse directamente a la directiva u órgano reemplazante.
Coordinadore de Unidad: deberÔ dirigirse directamente mediante email o carta en papel, a la Coordinación ejecutiva. Si el problema es con la Coordinación Ejecutiva, deberÔ dirigirse
directamente a la directiva u órgano reemplazante.
Coordinación Ejecutiva: debe dirigirse a la directiva u órgano reemplazante vĆa email o carta en papel. Si el problema es con mĆ”s de una persona de la directiva u órgano reemplazante, deberĆ” dirigirse a 6 socies de la asamblea quienes deben llamar a asamblea extraordinaria y dar solución al problema.
Cualquier reclamo o denuncia relacionados a la infracción al código del trabajo, deberÔ ser denunciado a la Inspección de Trabajo. Y la Asociación deberÔ tomar las medidas que dicte la Inspección.
Practicantes
denuncias, deben seguir la misma vĆa de une trabajadore no coordinadore.
Coordinadore de Unidad: deberÔ dirigirse directamente mediante email o carta en papel, a la Coordinación ejecutiva. Si el problema es con la Coordinación Ejecutiva, deberÔ dirigirse directamente a la directiva u órgano reemplazante.
Coordinación Ejecutiva: debe dirigirse a la directiva u órgano reemplazante vĆa email o carta en papel. Si el problema es con mĆ”s de una persona de la directiva u órgano reemplazante, deberĆ” dirigirse a 6 socies de la asamblea quienes deben llamar a asamblea extraordinaria y dar solución al problema.
Cualquier reclamo o denuncia relacionados a la infracción al código del trabajo, deberÔ ser denunciado a la Inspección de Trabajo. Y la Asociación deberÔ tomar las medidas que dicte la Inspección.
Voluntaries
Usuaries
Otras colaboradores
directiva u órgano reemplazante.
De la forma en que debe ser presentado el reclamo
ella y los antecedentes que respaldan el reclamo.
La persona reclamante debe presentar por escrito su reclamo o formulario, las personas que presenten dificultades para cumplir este requisito de escritura o requieran de asistencia por motivos de diversidad funcional (o discapacidad) pueden solicitar realizar el proceso de forma oral y presencial, en cuyo caso la Asociación dispondrÔ de una persona a cargo de grabar y transcribir el reclamo. Una segunda opción, es que la persona
reclamante cuente con el apoyo de terceros durante el proceso y quienes no dispongan de una persona para ello deben informarlo y la Asociación dispondrÔ de una que acompañarÔ todo el proceso de reclamo. La Asociación debe notificar a le reclamante la recepción de su reclamo, junto con informar de la situación a la Unidad y a la Mesa de Coordinadores sobre la posible falla o deficiencia en el servicio prestado.
Ante esta situación, la Unidad y la Mesa de Coordinadores deben acordar con la instancia directamente superior una posible mejora para que la situación no vuelva a ocurrir. En esta instancia de discusión debe estar presente
la contraparte que reclama, en caso que no pueda asistir serÔ informada de los puntos principales de esta discusión haciéndole llegar un documento escrito.
Una vez tomada la decisión sobre un posible cambio ésta debe ser informada a le reclamante por escrito, según la gravedad de esta falta puede ser aconsejable informar también a través de redes sociales como una forma de demostrar el Ônimo de mejora de la organización.
El reclamo podrĆ” cerrarse una vez informada por escrito la medida de cambio a le reclamante.
En caso de no ser posible establecer un cambio que haga frente a la falla o deficiencia en el servicio se deben explicar claramente a le reclamante las razones de ello y agradecer a la vez su crĆtica.
De la forma en que debe ser presentada una denuncia
con ella y los antecedentes que respaldan la denuncia.
La persona denunciante debe presentar por escrito su denuncia o formulario, las personas que presenten dificultades para cumplir este requisito de escritura o requieran de asistencia por motivos de diversidad funcional (o discapacidad) pueden solicitar realizar el proceso de forma oral y presencial, en cuyo caso la Asociación dispondrÔ de una persona a cargo de grabar y transcribir la denuncia. Esta persona debe ser una persona de
confianza para le denunciante. Una segunda opción, es que la persona denunciante cuente con el apoyo de terceros durante el proceso, quienes no dispongan de una persona auxiliar para ello deben informarlo y la Asociación dispondrÔ de una que acompañarÔ todo el proceso de reclamo.
La Asociación debe notificar a le denunciante la recepción de su denuncia, y recibirÔ por parte de la Asociación un informativo que explique los pasos a seguir para el resto del proceso y un medio de consultas. Dicho informativo debe incluir las reales atribuciones y posibilidades de la asociación que pueden derivar de la denuncia, para asà ajustar las expectativas de ambas partes.
Tras la recepción de la denuncia, la contraparte hacia la que se dirige la denuncia cuenta con 48 horas para emitir un relato propio y por escrito que explique su versión de los hechos y responda a la denuncia. Una vez recibido por la Asociación se le notificarÔ también cuÔles son los pasos a seguir para el resto del proceso y el medio al cual puede dirigir sus consultas.
En caso de denuncias que impliquen un delito contra la integridad fĆsica y/o psicológica de una o mĆ”s personas, esta denuncia deberĆ” ser
traspasada a las autoridades correspondientes (FiscalĆa, PDI, Carabineros). Posterior a la recepción de ambos relatos, las dos partes deben presentar a le investigadore a cargo posibilidades de pruebas que respalden su denuncia o defensa, como son relatos de testigos por escrito, documentos escritos, grabaciones de audio,
grabaciones de video, capturas de pantalla, emails, conversaciones en redes sociales, constatación de lesiones, certificados médicos, psicológicos y otras que considere relevantes
para su reclamo o denuncia.
La asociación también puede realizar sus propias indagaciones para esclarecer la información, fuera de las opciones ofrecidas por ambas partes. En caso que se suspenda la participación de le denunciante de las actividades de la Asociación, también deberÔ suspenderse la participación de le denunciade hasta que finalice el proceso de denuncia.
Los procesos de denuncia acogidos por la
Asociación deben ser informados a todes les Coordinadores y socies de la Asamblea por igual, en una misma comunicación por escrito. SerÔ responsabilidad de cada Coordinación informar a voluntaries, staff, colaboradores, trabajadores y usuaries de esta denuncia y del proceso. En casos de denuncia por abuso y/o acoso sexual, los procesos de denuncia acogidos por la Asociación
deben ser informados a todes les Coordinadores, socies de la Asamblea, equipos de trabajo vigentes, staff, voluntaries y usuaries. Junto con ello se deben congelar de forma indefinida todas las funciones de la persona denunciada, como una forma de proteger activamente a ambas partes. La parte denunciada no podrÔ participar de ninguna otra actividad de la asociación, nacional o
internacional, ya sea ésta en calidad de voluntarie, en calidad de usuarie o como representación de la asociación.
SerĆ” responsabilidad de la persona denunciada informar de su imposibilidad para asistir o participar de actividades previamente comprometidas y/o delegar sus funciones en otra persona.
En caso que ambas partes no cuenten con ninguna prueba de lo ocurrido, la asociación solo puede ofrecer información acerca de canales institucionales para realizar una denuncia, junto con una instancia de mediación entre les involucrades en los hechos, siempre y cuando la misma sea aceptada por las partes involucradas
mediante la firma de un acuerdo de mediación. Este acuerdo debe dejar claro desde un inicio cuÔles son las verdaderas atribuciones de la mediación y ajustar las expectativas de le denunciante.
Este acuerdo de mediación no puede tener como requisito la firma de clÔusulas consideradas como abusivas como lo son clÔusulas de confidencialidad u otras similares que limiten su libertad de expresión e información sobre el proceso.
Para finalizar un proceso de denuncia, la asociación debe informar a ambas partes por escrito y por igual sobre el fin del proceso y las medidas tomadas a partir de éste. También debe emitir un comunicado interno con una explicación de la denuncia inicial, las medidas llevadas a cabo durante el proceso y las conclusiones de éste, y
hacerlo llegar por igual a Coordinadores, socies de la Asamblea, voluntaries, staff, trabajadores y usuaries.
Resoluciones y Plazos
La respuesta debe ser entregada vĆa email o carta certificada al domicilio indicado por le reclamante/denunciante y estar claramente
identificada la persona que da la respuesta con su nombre, apellido, cargo y un email de contacto.
En caso de que el problema no sea resuelto en el primer nivel en que es denunciado, el reclamo/denuncia escalarÔ al siguiente nivel y asà hasta el mÔximo nivel que es la asamblea extraordinaria de socies.
En caso de que la solución a un problema deba ser votada en la directiva u órgano reemplazante, asà como en asamblea extraordinaria de socies, sólo se aceptarÔn votos a favor o en contra, no abstenciones.
Todes les socies, trabajadores, practicantes, voluntaries, usuaries y otres colaboradores de OTD Chile, se comprometen a respetar este flujo, difundirlo y velar por su correcta aplicación siempre que una persona lo requiera aplicar.