Claims and Complaints
A continuaciĆ³n se describen los procedimientos que deben seguir socies, trabajadores, voluntaries, practicantes, usuaries y otres colaboradores de la AsociaciĆ³n OTD Chile āOrganizando Trans Diversidadesā, en caso de tener un reclamo, denuncia u otro mensaje de similar naturaleza que la persona considere que no puede canalizar por otra vĆa.
Paso 1- InformaciĆ³n general e instrucciones
Flujo de reclamos y denuncias para trabajadores, socies, voluntaries, practicantes, usuaries y otres colaboradores de la AsociaciĆ³n OTD Chile. VersiĆ³n 1.1 agosto 2019
ĀæQuĆ© es un reclamo?
ĀæQuĆ© es una denuncia?
Socies
Tode socie de OTD puede dirigirse a la directiva de la asociaciĆ³n u Ć³rgano reemplazante. Mediante email o carta escrita en papel enviada a todas las personas que integran la directiva u Ć³rgano reemplazante. En caso de no tener soluciĆ³n por parte de la directiva u Ć³rgano reemplazante o que el problema sea con mĆ”s de una de las personas que componen la directiva u Ć³rgano reemplazante, le socie puede apelar a la asamblea en general, comunicĆ”ndose con al menos 6 socies para hacer un llamado a asamblea extraordinaria donde se debe dar soluciĆ³n al problema.
Socies con cargos en la directiva u Ć³rgano reemplazante: deberĆ” dirigirse al resto de la directiva u Ć³rgano reemplazante mediante email o carta en papel. En caso de que el problema sea con mĆ”s de una de las personas de la directiva u Ć³rgano reemplazante, puede apelar a la asamblea en general, comunicĆ”ndose con al menos 6 socies para hacer un llamado a asamblea extraordinaria donde se debe dar soluciĆ³n al problema.
En caso de que el reclamo o denuncia infrinja alguno de los artĆculos contemplados en el estatuto de la asociaciĆ³n, le socie debe dirigirse a la ComisiĆ³n de Ćtica de la asamblea de socies.
Trabajadores
Trabajadore no coordinadore: deberĆ” dirigirse a su Coordinadore de Unidad o jefatura directa mediante email o carta en papel. Si el problema es con su Coordinadore de Unidad o jefatura directa, debe dirigirse directamente a la CoordinaciĆ³n Ejecutiva. En caso de que su jefatura directa sea la CoordinaciĆ³n Ejecutiva, deberĆ” dirigirse directamente a la directiva u Ć³rgano reemplazante.
Coordinadore de Unidad: deberĆ” dirigirse directamente mediante email o carta en papel, a la CoordinaciĆ³n ejecutiva. Si el problema es con la CoordinaciĆ³n Ejecutiva, deberĆ” dirigirse
directamente a la directiva u Ć³rgano reemplazante.
CoordinaciĆ³n Ejecutiva: debe dirigirse a la directiva u Ć³rgano reemplazante vĆa email o carta en papel. Si el problema es con mĆ”s de una persona de la directiva u Ć³rgano reemplazante, deberĆ” dirigirse a 6 socies de la asamblea quienes deben llamar a asamblea extraordinaria y dar soluciĆ³n al problema.
Cualquier reclamo o denuncia relacionados a la infracciĆ³n al cĆ³digo del trabajo, deberĆ” ser denunciado a la InspecciĆ³n de Trabajo. Y la AsociaciĆ³n deberĆ” tomar las medidas que dicte la InspecciĆ³n.
Practicantes
denuncias, deben seguir la misma vĆa de une trabajadore no coordinadore.
Coordinadore de Unidad: deberĆ” dirigirse directamente mediante email o carta en papel, a la CoordinaciĆ³n ejecutiva. Si el problema es con la CoordinaciĆ³n Ejecutiva, deberĆ” dirigirse directamente a la directiva u Ć³rgano reemplazante.
CoordinaciĆ³n Ejecutiva: debe dirigirse a la directiva u Ć³rgano reemplazante vĆa email o carta en papel. Si el problema es con mĆ”s de una persona de la directiva u Ć³rgano reemplazante, deberĆ” dirigirse a 6 socies de la asamblea quienes deben llamar a asamblea extraordinaria y dar soluciĆ³n al problema.
Cualquier reclamo o denuncia relacionados a la infracciĆ³n al cĆ³digo del trabajo, deberĆ” ser denunciado a la InspecciĆ³n de Trabajo. Y la AsociaciĆ³n deberĆ” tomar las medidas que dicte la InspecciĆ³n.
Voluntaries
Usuaries
Otras colaboradores
directiva u Ć³rgano reemplazante.
De la forma en que debe ser presentado el reclamo
ella y los antecedentes que respaldan el reclamo.
La persona reclamante debe presentar por escrito su reclamo o formulario, las personas que presenten dificultades para cumplir este requisito de escritura o requieran de asistencia por motivos de diversidad funcional (o discapacidad) pueden solicitar realizar el proceso de forma oral y presencial, en cuyo caso la AsociaciĆ³n dispondrĆ” de una persona a cargo de grabar y transcribir el reclamo. Una segunda opciĆ³n, es que la persona
reclamante cuente con el apoyo de terceros durante el proceso y quienes no dispongan de una persona para ello deben informarlo y la AsociaciĆ³n dispondrĆ” de una que acompaƱarĆ” todo el proceso de reclamo. La AsociaciĆ³n debe notificar a le reclamante la recepciĆ³n de su reclamo, junto con informar de la situaciĆ³n a la Unidad y a la Mesa de Coordinadores sobre la posible falla o deficiencia en el servicio prestado.
Ante esta situaciĆ³n, la Unidad y la Mesa de Coordinadores deben acordar con la instancia directamente superior una posible mejora para que la situaciĆ³n no vuelva a ocurrir. En esta instancia de discusiĆ³n debe estar presente
la contraparte que reclama, en caso que no pueda asistir serĆ” informada de los puntos principales de esta discusiĆ³n haciĆ©ndole llegar un documento escrito.
Una vez tomada la decisiĆ³n sobre un posible cambio Ć©sta debe ser informada a le reclamante por escrito, segĆŗn la gravedad de esta falta puede ser aconsejable informar tambiĆ©n a travĆ©s de redes sociales como una forma de demostrar el Ć”nimo de mejora de la organizaciĆ³n.
El reclamo podrĆ” cerrarse una vez informada por escrito la medida de cambio a le reclamante.
En caso de no ser posible establecer un cambio que haga frente a la falla o deficiencia en el servicio se deben explicar claramente a le reclamante las razones de ello y agradecer a la vez su crĆtica.
De la forma en que debe ser presentada una denuncia
con ella y los antecedentes que respaldan la denuncia.
La persona denunciante debe presentar por escrito su denuncia o formulario, las personas que presenten dificultades para cumplir este requisito de escritura o requieran de asistencia por motivos de diversidad funcional (o discapacidad) pueden solicitar realizar el proceso de forma oral y presencial, en cuyo caso la AsociaciĆ³n dispondrĆ” de una persona a cargo de grabar y transcribir la denuncia. Esta persona debe ser una persona de
confianza para le denunciante. Una segunda opciĆ³n, es que la persona denunciante cuente con el apoyo de terceros durante el proceso, quienes no dispongan de una persona auxiliar para ello deben informarlo y la AsociaciĆ³n dispondrĆ” de una que acompaƱarĆ” todo el proceso de reclamo.
La AsociaciĆ³n debe notificar a le denunciante la recepciĆ³n de su denuncia, y recibirĆ” por parte de la AsociaciĆ³n un informativo que explique los pasos a seguir para el resto del proceso y un medio de consultas. Dicho informativo debe incluir las reales atribuciones y posibilidades de la asociaciĆ³n que pueden derivar de la denuncia, para asĆ ajustar las expectativas de ambas partes.
Tras la recepciĆ³n de la denuncia, la contraparte hacia la que se dirige la denuncia cuenta con 48 horas para emitir un relato propio y por escrito que explique su versiĆ³n de los hechos y responda a la denuncia. Una vez recibido por la AsociaciĆ³n se le notificarĆ” tambiĆ©n cuĆ”les son los pasos a seguir para el resto del proceso y el medio al cual puede dirigir sus consultas.
En caso de denuncias que impliquen un delito contra la integridad fĆsica y/o psicolĆ³gica de una o mĆ”s personas, esta denuncia deberĆ” ser
traspasada a las autoridades correspondientes (FiscalĆa, PDI, Carabineros). Posterior a la recepciĆ³n de ambos relatos, las dos partes deben presentar a le investigadore a cargo posibilidades de pruebas que respalden su denuncia o defensa, como son relatos de testigos por escrito, documentos escritos, grabaciones de audio,
grabaciones de video, capturas de pantalla, emails, conversaciones en redes sociales, constataciĆ³n de lesiones, certificados mĆ©dicos, psicolĆ³gicos y otras que considere relevantes
para su reclamo o denuncia.
La asociaciĆ³n tambiĆ©n puede realizar sus propias indagaciones para esclarecer la informaciĆ³n, fuera de las opciones ofrecidas por ambas partes. En caso que se suspenda la participaciĆ³n de le denunciante de las actividades de la AsociaciĆ³n, tambiĆ©n deberĆ” suspenderse la participaciĆ³n de le denunciade hasta que finalice el proceso de denuncia.
Los procesos de denuncia acogidos por la
AsociaciĆ³n deben ser informados a todes les Coordinadores y socies de la Asamblea por igual, en una misma comunicaciĆ³n por escrito. SerĆ” responsabilidad de cada CoordinaciĆ³n informar a voluntaries, staff, colaboradores, trabajadores y usuaries de esta denuncia y del proceso. En casos de denuncia por abuso y/o acoso sexual, los procesos de denuncia acogidos por la AsociaciĆ³n
deben ser informados a todes les Coordinadores, socies de la Asamblea, equipos de trabajo vigentes, staff, voluntaries y usuaries. Junto con ello se deben congelar de forma indefinida todas las funciones de la persona denunciada, como una forma de proteger activamente a ambas partes. La parte denunciada no podrĆ” participar de ninguna otra actividad de la asociaciĆ³n, nacional o
internacional, ya sea Ć©sta en calidad de voluntarie, en calidad de usuarie o como representaciĆ³n de la asociaciĆ³n.
SerĆ” responsabilidad de la persona denunciada informar de su imposibilidad para asistir o participar de actividades previamente comprometidas y/o delegar sus funciones en otra persona.
En caso que ambas partes no cuenten con ninguna prueba de lo ocurrido, la asociaciĆ³n solo puede ofrecer informaciĆ³n acerca de canales institucionales para realizar una denuncia, junto con una instancia de mediaciĆ³n entre les involucrades en los hechos, siempre y cuando la misma sea aceptada por las partes involucradas
mediante la firma de un acuerdo de mediaciĆ³n. Este acuerdo debe dejar claro desde un inicio cuĆ”les son las verdaderas atribuciones de la mediaciĆ³n y ajustar las expectativas de le denunciante.
Este acuerdo de mediaciĆ³n no puede tener como requisito la firma de clĆ”usulas consideradas como abusivas como lo son clĆ”usulas de confidencialidad u otras similares que limiten su libertad de expresiĆ³n e informaciĆ³n sobre el proceso.
Para finalizar un proceso de denuncia, la asociaciĆ³n debe informar a ambas partes por escrito y por igual sobre el fin del proceso y las medidas tomadas a partir de Ć©ste. TambiĆ©n debe emitir un comunicado interno con una explicaciĆ³n de la denuncia inicial, las medidas llevadas a cabo durante el proceso y las conclusiones de Ć©ste, y
hacerlo llegar por igual a Coordinadores, socies de la Asamblea, voluntaries, staff, trabajadores y usuaries.
Resoluciones y Plazos
La respuesta debe ser entregada vĆa email o carta certificada al domicilio indicado por le reclamante/denunciante y estar claramente
identificada la persona que da la respuesta con su nombre, apellido, cargo y un email de contacto.
En caso de que el problema no sea resuelto en el primer nivel en que es denunciado, el reclamo/denuncia escalarĆ” al siguiente nivel y asĆ hasta el mĆ”ximo nivel que es la asamblea extraordinaria de socies.
En caso de que la soluciĆ³n a un problema deba ser votada en la directiva u Ć³rgano reemplazante, asĆ como en asamblea extraordinaria de socies, sĆ³lo se aceptarĆ”n votos a favor o en contra, no abstenciones.
Todes les socies, trabajadores, practicantes, voluntaries, usuaries y otres colaboradores de OTD Chile, se comprometen a respetar este flujo, difundirlo y velar por su correcta aplicaciĆ³n siempre que una persona lo requiera aplicar.